Steuerrecht
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Kassenführung ab 2017
strengere Anforderungen an die Kassenführung
Die "gläserne Kasse" soll Steuerschwindel verhindern
Barumsätze müssen korrekt registriert werden
Unternehmen, die überwiegend Bargeld kassieren, können diese Umsätze entweder in einer elektronischen Registrierkasse verbuchen oder in einer Ladenkasse. Im Einzelhandel und der Gastronomie ist die Registrierkasse in der Regel die präferierte Lösung, allein schon deswegen, weil sie praktikabler ist.
Das Finanzamt macht sich diese Situation zunutze und stellt immer strengere Forderungen an die Unternehmen: So müssen sämtliche mit diesen Kassen erhobenen Daten unverdichtet gespeichert werden, damit sie von der Behörde jederzeit maschinell ausgewertet werden kann.
Weiterhin muss die Kasse alles protokollieren, was programmiert und eingegeben wird und diese Angaben ebenfalls speichern, ohne dass diese nachträglich geändert werden können. Es reicht nicht, die Z-Bons auf Papier zu drucken und aufzubewahren, die Finanzverwaltung möchte im Prüfungsfall auch sämtliche Einzelbons sehen können.
Am 31. Dezember 2016 läuft die Übergangsfrist für diejenigen Registrierkassen ab, die sich bauartbedingt nicht auf die Anforderungen des Finanzamtes umrüsten lassen.
Muss eine neue Kasse zum 1. Januar 2017 im Laden stehen?
Wer in seinem Unternehmen bereits ein Kassensystem hat, ist ab dem 1. Januar 2017 dazu verpflichtet, dass die Kasse sämtliche Eingaben und Änderungen protokolliert und archiviert. Außerdem muss die Kasse den Export sämtlicher Daten nach den Vorgaben des Finanzamtes ermöglichen, so dass eine Betriebsprüfung auf diese zugreifen kann.
Sollte das bestehende Kassensystem dazu nicht in der Lage sein, sollte sich der davon betroffene Unternehmer mit dem Hersteller oder Lieferanten in Verbindung setzen und klären, ob sich die Kasse nachrüsten beziehungsweise updaten lässt. Sollte das nicht möglich sein, ist der Erwerb eines neuen Kassensystems mit vorgeschriebener Schnittstelle unumgänglich. Auf jeden Fall sollte der Hersteller schriftlich bestätigen, dass die Kasse den Anforderungen des Finanzamtes genügt.
Zehn Jahre Aufbewahrungspflicht
Jeder Verkauf muss in die Kasse eingegeben, von dieser dokumentiert und gespeichert werden - und für mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden.
Da das Finanzamt elektronisch ("jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar") auf diese Daten zugreifen möchte, reicht es nicht aus, die Ausdrucke auf Papier abzuheften und aufzubewahren.
Bis zum Ende diesen Jahres galt noch eine Übergangsfrist, ab dem 1. Januar ist die Einzelaufzeichnungspflicht ausnahmslos in Kraft. Ab dann reicht es weder aus, die Z-Bons auf Papier abzuheften oder sämtliche Einzelbons zur Tagesendsumme zu addieren.
Neben diesen Aufzeichnungen ist die Betriebsanleitung der Registrierkasse, sämtliche Dokumente zur Kassenprogrammierung, die Protokolle über das Verkäufer- oder Kellnertraining und jede Änderung der Programme über den gesamten Zeitraum der Kassennutzung, mindestens jedoch für zehn Jahre aufzubewahren und auf Anforderung dem Finanzamt vorzulegen.
Fehlt bei einer programmierbaren Kasse die Betriebsanleitung oder erfolgten die programmierten Änderungen ohne Protokoll, kann die Finanzverwaltung die Einnahmen schätzen und Nachzahlungen verlangen, entschied der Bundesgerichtshof 2015.
Sicher vor Manipulation
Ein weiteres Stichwort ist die Manipulationssicherheit der Registrierkassen:
Die in diesen gespeicherten Daten sollen unveränderbar sein. Wer in der Kasse etwas löscht, muss damit vorsichtig umgehen. Das Finanzamt möchte sämtliche Veränderungen nachvollziehen können. Die Hard- und Software der Registrierkasse muss sämtliche ursprünglichen Daten aufbewahren.
Die einzigen Unternehmer, die von dieser Richtlinie nicht betroffen sind, sind Einzelhändler, die nur geringe Umsätze verzeichnen und keine Mitarbeiter beschäftigen. Werden nur wenige Kunden täglich bedient und diente bisher eine mechanische Registrierkasse oder eine offene Ladenschublade als Kasse, dürfen die täglichen Umsätze wie bisher handschriftlich auf Papier notiert werden. Die damit erstellten Kassenberichte müssen sämtliche Einnahmen enthalten und korrekt geführt werden. Erzeugt eine mechanische Kasse einen Bon, ist dieser in der chronologischen Reihenfolge und für das Finanzamt nachvollziehbar aufzubewahren.
Die Grundlage dafür: GoBD
GoBD ist die Abkürzung für "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff".
Das Bundesfinanzministerium (BMF) veröffentlichte diese Richtlinie am 14. November 2014, sie gilt bereits seit dem 1. Januar 2015. Sie lösen die bis dahin geltenden GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) und die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) ab.
Die GoBD umfassen nicht nur die Barumsätze, sondern beziehen sich auch auf sämtliche Aufzeichnungen der Buchführung, beispielsweise Zeiterfassung, Lohnabrechnung, Material- und Warenwirtschaft. Der steuerpflichtige Unternehmer ist dafür verantwortlich, dass die GoBD eingehalten werden.
Sollten Sie Fragen oder Beratung zur Umsetzung der GoBD haben, steht Ihnen die Hassenpflug Rechtsanwaltsgesellschaft mbH gerne zur Verfügung.